[엑셀] 특정 기준에 따라 데이터를 걸러주는 "필터" 사용하기

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[엑셀] 특정 기준에 따라 데이터를 걸러주는 "필터" 사용하기 - 기본편

theday365 2023. 8. 17. 21:44

안녕하세요, 김데이 입니다.

최근 엑셀에서 많이 사용하는 함수에 대해서 포스팅 했었는데요, 생각 해 보니 가장 기본적으로 사용하는 "필터"에 대해서는 제가 놓치고 넘어갔더라구요. 그래서 오늘은 정말 많이 사용하는 기본 기능인 " 필터"에 대해서 설명 해 드리려고 합니다. 바로 시작하겠습니다.

"필터" 기능의 위치 & 목적

워낙 많이 사용하는 기능이기 때문에 이 "필터" 버튼은 총 2군데서 확인할 수 있어요. 첫번째는 "홈 탭" 이고 두번째는 "데이터" 탭 입니다. 하나씩 보여드릴게요 ^^

1. "홈 탭"에서 "필터" 사용하기

기본 "홈 탭"에서는 마지막 끝 그룹인 "편집" 그룹 안에 "필터"가 위치하고 있습니다. 여기에서도 필터가 바로 확인되지는 않구요, "정렬 및 필터"라는 버튼을 누르면 그 안에서 "필터"를 확인할 수 있습니다.

2. "데이터 탭"에서 "필터" 사용하기

"데이터 탭"을 누르면 정 중앙에 "필터" 버튼이 아주 크게 있습니다. 이 깔때기 모양의 버튼을 눌러주면 바로 "필터" 적용이 됩니다. "홈 탭"에서는 버튼명이 "정렬 및 필터" 였으나, "데이터 탭"으로 오면서 그룹으로 확장 되었습니다. "홈 탭"에서는 버튼 하나에 속해있던 기능들이 "데이터 탭"에서는 완전히 세분화 되서 각각의 버튼으로 나오게 됩니다.

두 버튼 모두 동일하게 "필터"기능을 합니다. "필터"를 사용하는 목적은 작성된 데이터를 일정 기준에 따라 데이터를 걸러내 보고자 하는 용도이기 때문에 각 데이터들의 타이틀/항목명에 주로 필터를 걸게 됩니다.

"필터"가 설정되면 기존 셀의 오른쪽으로 화살표 모양의 버튼이 생긴답니다.

"필터"의 기본 사용법

"필터"는 기본 기능만으로도 아주 훌륭하게 데이터를 편집 해 줍니다. 이름에 걸맞게 글씨 색, 셀 배경색, 특정 문자 검색등으로 필터링 해 주는것은 물론이고, 데이터의 정렬도 가능합니다. 기본 기능들에 대해서 하나씩 자세히 보여드리도록 하겠습니다 :)

1. 필터링 기준 - 셀 배경색

"생년월일" 항목에서 "붉은색" 배경의 셀만 골라 내 보도록 하겠습니다.

1) "생년월일" 항목에 있는 "필터(▼)"를 클릭 합니다.

2) 중간에 "색 기준 필터"를 클릭합니다.

3) 현재 셀에 적용 되어있는 배경색(최대 5개)이 모두 나오게 됩니다. 그 중에서 원하는 색을 고릅니다.

2. 필터링 기준 - 글씨 색

"글씨 색"필터링 기준 또한 "셀 색"과 거의 동일합니다. 이번에는 "이름" 항목에서 "붉은색" 글씨만 필터링 해 보도록 하겠습니다.

1) "이름" 항목에 있는 "필터(▼)"를 클릭 합니다.

2) 중간에 "색 기준 필터"를 클릭합니다.

3) 위에서 보았던 "셀 색 기준 필터" 아래애 "글꼴 색 기준 필터" 항목에서 원하는 색을 고릅니다.

셀 색과 마찬가지로 최대 5가지 색만 나오며 그 이상의 색에 대해서는 아래 TIP 에서 한번 더 설명 드리겠습니다

글씨 색이 "붉은 색"인 것을 선택 했기 때문에 배경색이 어떤 색이던 구분 없이 오로지 "글씨 색" 기준으로만 필터링 됩니다.

[TIP] 색 필터를 사용할 때 5가지 색을 넘어가는 경우

간혹 셀 색 또는 글씨 색이 너무 많은 경우(5가지 초과)에는 모든 색이 한번에 나오지 않습니다. 이런 경우 동일하게 "색 기준 필터"를 눌러서 색 리스트 제일 하단에 있는 "다른 셀 색..."이라는 것을 누르면 셀에 속해있는 모든 색이 팝업창으로 한번에 보여지게 됩니다. 팝업창에서 원하는 색을 고른 뒤 "확인"을 누르면 필터링 됩니다.

3. 필터링 기준 - 선택하기

아마 이 기능을 필터에서 가장 많이 사용할 기능이라고 생각이 듭니다. 필터에서 "선택하기"란, 데이터 자체를 엑셀이 스스로 분석하여(중복값은 모두 1개 데이터 값으로 계산) 데이터 값을 리스트로 만들어 체크/체크 해제를 통해 데이터를 걸러내는 기능을 말합니다. "선택하기"를 통해서 "성별" 항목에서 "여"만 골라 내 보도록 하겠습니다.

필터링 기준 - "선택하기" 설정 방법 01 "모두 선택"눌러서 전체 체크 해제

필터링 기준 - "선택하기" 설정 방법 02 "여"만 눌러서 체크(선택)

필터링 기준 - "선택하기" 설정 방법 03 하단의 "확인" 버튼 눌러서 필터 설정 마치기

1) "성별" 항목에 있는 "필터(▼)"를 클릭 합니다.

2) 맨 아래에 체크 항목 중 "(모두 선택)"을 눌러 모든 항목의 체크를 해제합니다.

3) 그 뒤 원하는 데이터("여")를 클릭하면 앞 쪽에 체크가 됩니다.

4) 그 상태에서 하단의 "확인"버튼을 누르면 됩니다.

지금은 항목이 2개 뿐이기 때문에 "남" 하나만 클릭해서 체크해제 시키면 되지만, 항목이 많은 경우에는 하나씩 해제하면 실수 할 가능성이 높아집니다. 따라서 데이터의 정확도를 높이기 위하여 "(모두 선택)"을 눌러서 모두 해제 한 뒤 원하는 데이터만 선택하는 방식을 추천 드립니다.

체크 항목이 많은것에 대한 예시 필터 걸기 전 — [ 체크 항목이 많은것에 대한 예시 ] 왼쪽 - 필터 걸기 전 / 오른쪽 - 필터 작업 후

[ 체크 항목이 많은것에 대한 예시 ] 왼쪽 - 필터 걸기 전 / 오른쪽 - 필터 작업 후

4. 필터링 기준 - 검색하기(특정 문자)

위에서 보여드린 "선택하기"는 데이터 리스트가 몇 개 안되는 경우 쉽게 사용 가능하지만 중복값이 하나도 없이 정말 다양한 값이 작성 되 있을때는 하나하나 체크/체크 해제 하여 사용하는 방법이 굉장히 불편합니다.

그래서 이번에는 "특정 문자를 검색"하여 필터링 하는 기능에 대해서 알아보겠습니다. "거주지역" 항목에서 "경기도"만 골라 내 보도록 하겠습니다.

1) "거주지역" 항목에 있는 "필터(▼)"를 클릭 합니다.

2) "텍스트 필터"와 체크 항목 사이에 있는 검색창에 원하는 단어("경기도")를 입력합니다.

3) 그 상태에서 하단의 "확인"버튼을 누르면 됩니다.

검색창 바로 위에 있는 "텍스트 필터"의 경우 다양한 기준으로 텍스트를 검색 할 수 있습니다. 하지만 검색창으로도 왠만한 필터링은 모두 가능하니 우선 이 기능 먼저 설명 해 드렸고, "텍스트 필터"를 사용한 기능은 다음 포스팅에서 한번 더 심도있게 다루도록 하겠습니다^^

5. 정렬 - 글씨 오름차순 / 내림차순

말 그대로 선택 한 항목 기준으로 글씨를 오름차순, 내림차순으로 순서 변경을 해 주는 기능입니다. 오름차순의 기준은 아래 표로 설명 해 드리겠습니다. 내림차순은 오름차순의 정 반대라고 생각하시면 됩니다.

한글	영문	숫자	혼합(한글+영문+숫자+특수문자)
가	A	1	1순위 : 특수문자
나	B	2	2순위 : 숫자
다	C	3	3순위 : 영어
...	..	...	4순위 : 한글
피	Y
히	Z

[1번] 한글 오름차순 예시 / [2번] 숫자 오름차순 예시 / [3번] 혼합 오름차순 예시

[1번] 한글 오름차순 예시 / [2번] 숫자 오름차순 예시 / [3번] 혼합 오름차순 예시

오름차순 / 내림차순에 대해서 알았으니 이번에는 "필터"에서 해당하는 기능을 사용 해 보도록 하겠습니다. 이번에는 "이름"을 오름차순 / 내림차순 해 보도록 하겠습니다.

1) "이름" 항목에 있는 "필터(▼)"를 클릭 합니다.

2) 맨 위에 있는 두 항목을 통해서 "오름차순" 또는 "내림차순"을 진행 합니다.

* 참고 : 오름차순을 사용 한 경우 필터에 "↑"가 표기되고, 내림차순을 사용 한 경우 필터에 "↓"가 표기 됩니다.

필터의 정렬을 "이름"에만 사용했다고 해서 그 부분만 정렬 되는 것이 아니라 좌우에 함께 작성된 나머지 데이터들 또한 함께 이동하게 됩니다. 따라서 정렬을 할 경우 함께 사용하는 다른 데이터에도 필터 기능이 적용 되어 있는지 확인을 꼭 하시길 바랍니다.

[예시] "생년월일" 항목을 사용하고 싶은 경우 함께 있는 "이름,연락처,성별,거주지역"에 필터가 되어 있는지 확인하기

"필터" 해제 방법

필터링 설정을 해제하는 방법은 아주 간단합니다. 필터가 걸려 있는 항목명에서 "필터(▼)"를 클릭한 뒤 중간에 ["0000"에서 필터 해제] 라는 항목명을 눌러주면 됩니다. 이 해제 방법은 위에서 소개 해 드렸던 4가지 필터링에 대하여 모두 해제가 가능합니다. (정렬 기능은 필터링 된 기능이 아닌 순서를 바꾸는 기능이므로 해당 기능과는 연관이 없습니다.)

원래는 필터 응용 기능까지 모두 보여드리는 것이 목표였으나, 생각보다 포스팅이 길어지게 되면서 부득이하게 "기본편" / "응용편" 으로 나눠지게 되었습니다 😥 2편으로 나뉜 만큼 "응용편"에는 실전에서 사용하기 좋은 내용들로 가득 채워서 돌아오겠습니다! 감사합니다 👍

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