[엑셀] 알고보면 쓸데 많은 "조건부 서식" 사용하기

안녕하세요, 김데이입니다. 

지난 주에 IF 함수에 대해서 설명 해 드리면서 "조건부 서식"이 많이 닮았다고 언급했던 적이 있는데요. 오늘은 그 "조건부 서식"이 어떤 것인지, 사용 방법 등에 대해서 설명 해 드리도록 하겠습니다. 바로 시작하시죠! 😁

 

엑셀 조건부 서식 사용하기(기초편)

 

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"조건부 서식"이란?

위치 : 홈탭에서 "스타일" 영역의 첫번째 버튼이 바로 "조건부 서식"입니다.

내가 설정한 기준(조건)에 따라 데이터의 "스타일"을 적용 시켜주는 것이 바로 조건부 서식입니다. 설정한 기준에 따라 IF 함수는 데이터를 "만들어"주었다면, 조건부 서식은 데이터를 "꾸며"주는 역할을 하기 때문에 비슷하면서도 다른 기능이죠. 

데이터를 나눠줄 기준을 정하는 것은 "조건부서식"이라고 나와 있는 버튼을 누르면 나오게 됩니다. 기본 기능을 이용하여 조건을 정할수도 있고, 내가 원하는 방식대로 조건을 만들어 사용할 수 도 있습니다. 자세한 사용법은 아래에서 설명 해 드리도록 하겠습니다 :)

 

 

조건부 서식 종류 & 사용 방법

조건부 서식은 큰 메뉴가 총 5가지로 되어 관련 조건이 하위로 분류 되어있고, 그 외에 "조건부 서식"을 관리하는 메뉴가 3가지 있습니다. 큰 메뉴 5가지를 먼저 설명 해 드린 뒤 관리메뉴 3가지를 설명 해 드리도록 하겠습니다. 

 

[조건부 서식]의 대표 메뉴들

 

 

1) 셀 강조 규칙 ★☆

- 보다 큼 : 주로 숫자 데이터에 사용하며, 지정한 값보다 큰 값(초과)에 대해서 일정 서식이 적용 됨.

- 보다 작음 : 주로 숫자 데이터에 사용하며, 지정한 값보다 작은 값(미만)에 대해서 일정 서식이 적용 됨.

- 다음 값의 사이에 있음 : 주로 숫자 데이터에 사용하며, 시작값(이상)과 종료값(이하)을 작성하면 그 사이에 있는 값에 대해서 일정 서식이 적용 됨.

- 같음 : 숫자와 문자 모두 자주 사용하며, 지정한 값과 동일한 값에 대해서 일정 서식이 적용 됨.

- 텍스트 포함 : 기능 명이 "텍스트 포함"이지만 문자 뿐만 아니라 숫자도 사용 가능, 지정한 값을 포함한 셀에 대해서 모두 일정 서식이 적용됨. 

- 발생 날짜 : 특정 날짜를 포함하는 셀에 대해서 일정 서식이 적용 됨. 

- 중복 값: 선택한 범위 내에서 중복된 값이 있는 경우 일정 서식이 적용 됨.

조건부 서식 중 [셀 강조 규칙]의 하위 메뉴들

 

 * * 사용 법 * *  

1) 내가 설정하고 싶은 영역의 범위를 선택

2) 조건부 서식의 "셀 강조 규칙"의 메뉴 중 하나를 선택하면 설정창이 나옴

3) 설정창의 왼쪽으로는 선택한 메뉴의 기준 값을 정하는 영역이고, 오른쪽으로는 그 기준에 맞는 셀에 적용 될 스타일을 정하는 영역 입니다. 원하는 값에 맞춰서 입력/선택 한 뒤 "확인"을 눌러주시면 됩니다.  

"셀 강조 규칙"의 "다음 값의 사이에 있음"을 샘플로 보여드립니다 :)

 

 

 

2) 상위/하위 규칙 ★☆

- 상위 10개 항목 : 선택한 범위 내에서 상위 10개 데이터를 가진 셀에 대해서 일정 서식이 적용 됨. 항목 수는 변경 가능.

- 상위 10% : 선택한 범위 내에서 상위 10%의 데이터를 가진 셀에 대해서 일정 서식이 적용 됨. 퍼센트 수는 변경 가능

- 하위 10개 항목 : 선택한 범위 내에서 하위 10개 데이터를 가진 셀에 대해서 일정 서식이 적용 됨. 항목 수는 변경 가능.

- 하위 10% : 선택한 범위 내에서 하위 10%의 데이터를 가진 셀에 대해서 일정 서식이 적용 됨. 퍼센트 수는 변경 가능

- 평균 초과 : 선택한 범위의 평균을 자동 계산한 뒤 평균을 초과하는 셀에 대해서 일정 서식이 적용 됨.

- 평균 미만 : 선택한 범위의 평균을 자동 계산한 뒤 평균 미만의 셀에 대해서 일정 서식이 적용 됨.

 

조건부 서식 중 [상위/하위 규칙]의 하위 메뉴들

 

 * * 사용 법 * *  

1) 내가 설정하고 싶은 영역의 범위를 선택

2) 조건부 서식의 "상위/하위 규칙"의 메뉴 중 하나를 선택하면 설정창이 나옴

3) 설정창의 왼쪽으로는 선택한 메뉴의 기준 값을 정하는 영역이고, 오른쪽으로는 그 기준에 맞는 셀에 적용 될 스타일을 정하는 영역 입니다. 원하는 값에 맞춰서 입력/선택 한 뒤 "확인"을 눌러주시면 됩니다.  

참고) "평균 초과, 평균 미만" 메뉴는 범위 선택 후 메뉴를 누르면 "스타일 선택"창만 나옵니다^^

 

"상위/하위 규칙"의 "상위 10%"를 샘플로 보여드립니다. 기준값은 "20%"로 변경하였습니다 :)

 

 

 

3) 데이터 막대

 - 그라데이션 채우기 / 단색 채우기 : 선택한 범위의 치수를 비교하여 그라데이션 혹은 단색으로 채워줌.

 

 * * 사용 법 * * 

1) 내가 설정하고 싶은 영역의 범위를 선택

2) 조건부 서식의 "데이터 막대"의 메뉴 중 하나를 선택하면 자동으로 스타일이 채워짐

[왼쪽] "데이터 막대" 의 종류    /    [오른쪽] "그라데이션 채우기" 와 "단색 채우기"를 각각 적용 한 결과

 

 

 

4. 색조 

- 색조 : 데이터 막대와 비슷한 기능으로, 평균값을 기준으로 각각 다른 톤의 색을 적용 해 주거나, 큰 값을 진하게, 작은 값을 진하게 등 데이터를 다양한 기준으로 셀의 색으로 채워주는 기능. 

 

 * * 사용 법 * * 

1) 내가 설정하고 싶은 영역의 범위를 선택

2) 조건부 서식의 "색조"의 메뉴 중 하나를 선택하면 자동으로 스타일이 채워짐

 

[왼쪽] "색조"의 종류    /    [오른쪽] 색조 기능을 적용 한 결과

 

 

 

 

5. 아이콘 집합

- 아이콘 집합 : 색조나 데이터 막대와 비슷한 기능으로, 선택한 아이콘 갯수에 따라 선택한 영역을 각각의 등급으로 나눠서 표기 해 주는 기능.

 

 * * 사용 법 * * 

1) 내가 설정하고 싶은 영역의 범위를 선택

2) 조건부 서식의 "색조"의 메뉴 중 하나를 선택하면 자동으로 스타일이 채워짐

[왼쪽] "아이콘 집합"의 종류    /    [오른쪽] "아이콘 집합" 중 "표시기"의 3단계 아이콘을 적용 한 결과

 

 

 

6. 새 서식 규칙

"조건부 서식" 메뉴 중 "새 서식 규칙"을 선택하면 나오는 설정창

"새 서식 규칙"은 우리가 위에서 보았던 서식들을 한번에 모아둔 설정창이라고 생각하면 됩니다. 다만 여기에서는 세부적으로 다둘 수 없었던 데이터까지 한번에 설정이 가능합니다. 일부 기능에서는 함수를 입력하여 데이터를 세부적으로 필터링 하는 작업도 가능하니 좀 더 강력한 기능이라고 할 수 있습니다. 이 부분은 나중에 한번 더 자세하게 다루도록 하겠습니다^^

 

 

 

 

7. 규칙 지우기 

"조건부 서식" 메뉴 중 "규칙 지우기"을 선택하면 나오는 설정창

 

"규칙 지우기" 기능 중에서 "조건부 서식"과 관련된 기능은 총 두가지 입니다. "선택한 셀의 규칙 지우기"는 위의 이미지 처럼 선택 한 영역에 대해서만 설정 된 규칙을 제거 해 주고, "시트 전체에서 규칙 지우기"를 누르면 시트 전체에 설정 된 규칙을 모두 제거 해 줍니다. 

 

 

 

 

8. 규칙 관리 

"조건부 서식" 메뉴 중 "규칙 관리" 설정 창

마지막으로 "규칙 관리"에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 일정 영역 또는 현재 사용하고 있는 시트에 적용 된 규칙이 모두 보여지며, 규칙의 상세 설정을 변경하거나 삭제도 가능하고, 새로운 규칙은 만들기도 가능합니다. 

 

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조건부 서식에 대해서 설명만 했는데도 양이 엄청나네요 😅 분량 조절 실패로 다음 포스팅에서 "조건부 서식"을 어떻게 사용하면 좋은지 "실제 사용 팁"과 함께 "함수를 적용"하여 사용하는 방법에 대해서 "실전 과정"으로 설명 드리도록 하겠습니다. 내일 또 만나요 👋👋